TỔNG HỢP CÁC SAI SÓT THƯỜNG GẶP VÀ CÁCH ĐỐI CHIẾU CÁC TÀI KHOẢN THUỘC PHẦN TÀI SẢN

Chỉ tiêu

Nội dung kiểm tra, đối chiếu

Tiền mặt

Đối chiếu số dư TK 111 tại thời điểm kết thúc năm tài chính với Biên bản kiểm kê quỹ tại thời điểm tương ứng.

Kiểm tra quỹ tiền mặt có bị âm tại bất kỳ thời điểm nào trong năm hay không? Nếu có có thể kiểm tra có hạch toán nhầm chi trước thu sau hay không? 

Tiền gửi ngân hàng

Đối chiếu chi tiết số dư từng tài khoản ngân hàng trên sổ sách kế toán với số liệu trên sao kê, sổ phụ, thư xác nhận ngân hàng, … đảm bảo khớp đúng. Chênh lệch (nếu có) phải tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh sai sót nhằm đảm bảo số liệu chính xác. 

Kiểm tra Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng có bị âm ở bất cứ thời điểm nào trong năm không? Số dư âm tại một số thời điểm có thể xuất phát từ nguyên nhân kế toán đã hạch toán nhầm khoản chi trước thu sau, hạch toán trùng nghiệp vụ, … Kế toán phải đảm bảo không có số dư tiền gửi ngân hàng âm tại bất cứ thời điểm nào trong năm. 

Phải thu của khách hàng

Cách tốt nhất để kiểm tra số dư các tài khoản công nợ ở thời điểm kết thúc năm tài chính là nên đối chiếu với Thư xác nhận công nợ với đối tác/khách hàng/nhân viên/…. Trong trường hợp không có đầy đủ thư xác nhận, kế toán kiểm tra số dư cuối kỳ tương ứng với các hóa đơn nào để đối chiếu. Ngoài ra có thể kiểm tra thanh toán sau niên độ (nếu khách hàng đã trả tiền). 

Số dư bên có quá lớn: kiểm tra lại khách hàng ứng trước hay do đã bán hàng nhưng chưa xuất hóa đơn?

Số dư nợ lớn: kiểm tra công nợ với các tài khoản thanh toán như tiền mặt, tiền gửi xem có nhầm đối tượng hay không?

Trường hợp khách hàng nợ quá hạn theo quy định, kế toán cần xem xét trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC. (Lưu ý đây là Thông tư hướng dẫn trích lập dự phòng cho mục đích tính thuế TNDN). Lưu ý đặc biệt về hồ sơ trích lập phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các quy định.

Thuế GTGT được khấu trừ

Đối chiếu số phát sinh trong kỳ (tháng/quý) với số liệu ở chỉ tiêu (24) và (25) của tờ khai GTGT.

Đối chiếu số dư cuối kỳ (quý/tháng) trên phần mềm với chỉ tiêu (43) trên tờ khai GTGT quý/tháng xem đã khớp hay có chênh lệch chưa? Chênh lệch nếu có phải được làm rõ và điều chỉnh. 

Kiểm tra, rà soát các bút toán khấu trừ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 133 và thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 3331 định kỳ theo tháng/quý. 

Riêng với thuế GTGT của hàng hóa nhập khẩu cần đối chiếu lại chứng từ đã nộp thuế GTGT tương ứng. 

Phải thu khác

Các khoản phải thu khác, kế toán cần phải xác định được đối tượng phải thu là ai hoặc việc gì tương ứng với số tiền bao nhiêu? Các khoản phải thu khác phải đảm bảo chi tiết được theo từng đối tượng phải thu. 

Nếu khoản phải thu khác có tính chất quan trọng và số dư lớn cần đối chiếu với hồ sơ/tài liệu và thực hiện đối chiếu công nợ với đối tượng phải thu tương ứng, tránh việc có số dư trên tài khoản phải thu khác nhưng không biết là khoản phải thu đối tượng cụ thể nào.

Tạm ứng

Các khoản tạm ứng cho nhân viên phải có hồ sơ tạm ứng lưu trữ đầy đủ. Số dư tài khoản tạm ứng (nếu có) nên đi kèm với Thư xác nhận/Đối chiếu công nợ với nhân viên. Các khoản tạm ứng lâu ngày cần phải lưu ý đặc biệt về nguyên nhân và hồ sơ đi kèm. 

Kiểm tra số dư tạm ứng cuối kỳ có dư có hay không? Nếu có cần ghi chú lại nguyên nhân và đối chiếu xem có nhầm lẫn/sai sót không?

Kiểm tra chi tiết TK 141 theo đối tượng tạm ứng, tại một số đơn vị kế toán cũng cần theo dõi, kiểm tra, đối chiếu chi tiết TK 141 theo mã vụ việc, dự án, công trình, …

Tùy theo quy định của công ty, kế toán nên liệt kê toàn bộ các khoản tạm ứng cho cán bộ nhân viên quá 3 tháng (hoặc theo thời gian quy định của doanh nghiệp) mà chưa hoàn ứng để yêu cầu giải trình hoặc đôn đốc nộp chứng từ hoàn ứng.

Hàng tồn kho

Các tài khoản hàng tồn kho chỉ có số dư bên Nợ.  Kế toán cần kiểm tra từ bảng tổng hợp nhập xuất tồn tổng hợp cả kho đến tổng hợp nhập xuất tồn theo từng kho và tổng hợp nhập xuất tồn theo hợp đồng, dự án, vụ việc. Nguyên tắc tồn kho không được có giá trị âm.

Kiểm tra chi tiết thẻ kho theo kho để chắc chắn tại từng kho với từng mã vật tư hàng hóa bất kỳ không có âm kho thời điểm.

Trường hợp hàng tồn kho cần trích lập dự phòng theo quy định thì cần phải có đầy đủ hồ sơ theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC. (Lưu ý đây là Thông tư hướng dẫn trích lập dự phòng cho mục đích tính thuế TNDN). 

Đối chiếu sổ cái, sổ chi tiết TK 154 với Bảng tổng hợp chi tiết TK 154 (Bảng theo dõi tập hợp chi phí sản xuất dở dang của doanh nghiệp) các số liệu chi tiết, liên hệ với thực tế sản xuất.

Cuối kỳ sau khi kết chuyển doanh thu – chi phí, tổng số phát sinh Có các TK  621, TK 622, TK 623, TK 627 bằng số phát sinh Nợ TK 154. (Chú ý trường hợp doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ không phải Nợ TK 154 /Có TK 621, TK 622, TK 627).

Tài sản cố định

Kiểm tra các tài sản đang trình bày trên sổ sách kế toán tài sản cố định với Biên bản kiểm kê tài sản cố định. 

Kế toán lưu ý cần phân loại hạch toán đúng loại tài sản ngay từ đầu, hồ sơ TSCĐ cũng cần tập hợp đủ ngay từ ban đầu, phân biệt rõ là TSCĐ nguồn gốc do mua sắm, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, …

Chú ý để tránh ghi nhận sai thời điểm đưa vào sử dụng TSCĐ hay trích khấu hao TSCĐ vượt khung trích khấu hao của Thông tư số 45/2013/TT-BTC. (Lưu ý đây là Thông tư hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ cho mục đích tính thuế TNDN).

Kiểm tra số dư trên TK 211, TK 212, TK 213, TK 214 với số dư Bảng trích khấu hao tài sản cố định.

Kiểm tra tổng nguyên giá và giá trị đã trích khấu hao đã khớp với giá trị còn lại hay chưa?

Chi phí trả trước

Kiểm tra số dư trên TK 242 với số liệu trên Bảng phân bổ công cụ dụng cụ.

Kiểm tra đối ứng với các TK chi phí.

Lưu ý thời gian phân bổ CCDC không quá 36 tháng.

Kiểm tra lại các trường hợp CCDC có thời gian sử dụng lâu dài (ví dụ: tủ tài liệu, bàn ghế văn phòng, điều hòa, …) nhưng không phân bổ mà tính hết vào chi phí trong năm, có thể có rủi ro về thuế. 

Không tập hợp đủ hồ sơ chứng từ hóa đơn để ghi nhận chi phí hoặc khoản chi phí/ công cụ dụng cụ không sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh có thể là chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN. 

Chú ý đối với chi phí trả trước không được tái phân loại lại dài hạn thành ngắn hạn hoặc ngược lại khi lập BCTC.