Ghi nhận chi phí không có hóa đơn

1. Chi phí hợp lý là gì?

Hiện nay khái niệm về chi phí hợp lý là gì vẫn chưa có một văn bản nào quy định. Tuy nhiên, theo cách hiểu dưới góc nhìn của pháp luật thì chi phí hợp lý được hiểu là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Khi doanh nghiệp hoạt động, doanh nghiệp sẽ thường phát sinh các chi phí sau: chi phí thuê văn phòng, chi phí mua máy tính, máy in, chi phí thuê nhân viên, chi phí xăng xe, chi phí văn phòng phẩm,…Đây sẽ là các chi phí được xem là chi phí hợp lý khi thỏa mãn các điều kiện dựa theo quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản hơn, chi phí hợp lý bao gồm chi phí và tính hợp lý của những chi phí đó. Thông thường chi phí là những khoản chi tiêu mà chúng ta sử dụng để phục vụ cho những hoạt động sống của mình. Tuy nhiên, khái niệm chi phí hợp lý như đã đề cập trên là chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều kiện để xác nhận chi phí hợp lý của doanh nghiệp:

• Các khoản chi phí này thực tế phát sinh phải liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
• Các khoản chi này phải có đầy đủ chứng từ hợp pháp, có đầy đủ hóa đơn theo Luật Thuế giá trị gia tăng;
• Phải có đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (kể cả mua hàng nhiều lần trong 1 ngày, cùng 1 nhà cung cấp nếu tổng giá trị hóa đơn từ 20.000.000 đồng trở lên).

2. Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Căn cứ theo điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC, chi phí không có hóa đơn vẫn được xác định là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng các điều kiện sau:

– Mua hàng hóa, dịch vụ trong các trường hợp:

• Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

– Có Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu kèm chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ:

• Hợp đồng mua bán.
• Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Biên bản bàn giao hàng hóa.

Trong đó,

– Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.

– Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giá trị mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên.

– Nếu giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

3. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ cá nhân, hoặc mua tài sản và dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp, dù giá trị mua hàng có thể trên hoặc dưới mức doanh thu 100 triệu đồng/năm, các tài liệu cần thiết bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
• Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN.

Đối với trường hợp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh, các yêu cầu tài liệu sẽ khác nhau tùy theo doanh thu của họ:

Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm

• Hợp đồng mua bán.
• Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
• Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN, phù hợp với Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế TNDN.

Nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên

• Hợp đồng mua bán.
• Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Hóa đơn bán hàng.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì đã có hóa đơn).

Lưu ý: Cá nhân hoặc hộ kinh doanh phải đến cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp. Để làm điều này, họ cần nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng cho họ.