Điều kiện để chi phí vé máy bay được tính là chi phí hợp lý

Chi phí vé máy bay là phần chi phí thường xuất hiện ở các doanh nghiệp. Quy định về phần chi phí này như thế nào? Làm sao để được tính là chi phí hợp lệ. Cùng Taxnet tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Quy định về chi phí vé máy bay hợp lý, hợp lệ

- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

- Doanh nghiệp đã khoán khoản chi phí phụ cấp đi công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp: được tính vào chi phí được trừ khoản đúng bằng số đã khoán.

- Khoản chi trên 20 triệu đồng phát sinh trong quá trình công tác (kể cả chi phí vé máy bay) được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thỏa mãn là khoản chi được trừ khi: Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Có quyết định cử người lao động đi công tác của doanh nghiệp. Và quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định về việc khoản chi phí công tác được phép thanh toán bằng tài khoản của cá nhân, đồng thời doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả.

- Trường hợp doanh nghiệp thực hiện mua vé máy bay qua website thương mại điện tử phục vụ người lao động đi công tác, căn cứ xác định khoản chi được trừ bao gồm: Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) hoặc quyết định cử người lao động đi công tác, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Chi phí vé máy bay hợp lý trong từng trường hợp cụ thể:

2.1 Trường hợp mua vé máy bay trực tiếp tại đại lý:

Theo quy định về hóa đơn, chứng từ, để khoản chi đáp ứng đủ điều kiện là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, chi mua vé máy bay tại đại lý cần có đầy đủ các giấy tờ sau:

+ Hóa đơn, giấy tờ hợp pháp theo quy định.

+ Vé máy bay

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị thanh toán trên 20 triệu đồng).

+ Doanh nghiệp đã khoán các khoản chi phí phụ cấp công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

2.2 Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là: 

+Vé máy bay điện tử, doanh nghiệp mua vé máy bay qua thông qua website điện tử phục vụ người lao động đi công tác.

+ Thẻ lên máy bay. 

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

+Doanh nghiệp đã khoán các khoản chi phí phụ cấp công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

2.3 Trường hợp người lao động mua vé máy bay

Nếu doanh nghiệp khoán cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ, chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

+ Vé máy bay.

+ Thẻ lên máy bay.

+ Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác.

+ Quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do                      người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp.

+ Chứng từ thanh toán của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé.

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

2.4 Chi phí vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài

- Với thuế thu nhập cá nhân (TNCN), khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho chuyên gia nước ngoài về phép 1 lần/1 năm không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia.

- Đối với khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho chuyên gia nước ngoài về phép vượt quá 1 lần/1 năm và chi phí đi lại, ăn uống, phục vụ chuyên gia nước ngoài về phép được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia.

2.5 Chi phí mua vé máy bay của hãng nước ngoài

Doanh nghiệp mua vé máy bay khứ hồi cho người lao động đi công tác nước ngoài của hãng hàng không nước ngoài thông qua Website của hãng đó thì khi thanh toán cho hãng, doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế TNDN nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu, thuế giá trị gia tăng (GTGT) không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.

3. Hạch toán chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí để tiến hành quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133: Khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112: Khoản chi phí mua vé máy bay.