Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước

Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước

1. Hạch toán mua hàng là gì?

Hạch toán mua hàng là quá trình quan sát, đánh giá, tính toán và ghi nhận các hoạt động kinh tế, nhằm quản lý chặt chẽ các luồng tiền, nguồn vốn và tài sản của doanh nghiệp.

Nguyên tắc thực hiện hạch toán mua hàng như sau:

• Sử dụng các tài khoản để phản ánh giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa được mua vào, nhập kho hoặc sử dụng trong kỳ. Tài khoản 611 “Mua hàng” chỉ áp dụng khi doanh nghiệp thực hiện kế toán tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
• Giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa mua vào được phản ánh trên tài khoản 611 “Mua hàng” theo nguyên tắc giá gốc.
• Trong trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ để xác định số lượng và giá trị của nguyên vật liệu, sản phẩm và công cụ dụng cụ tồn kho, từ đó xác định giá trị xuất vào sử dụng và xuất bán trong kỳ.
• Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa, doanh nghiệp dựa trên hóa đơn mua hàng, vận chuyển, phiếu nhập kho, thuế nhập khẩu để ghi nhận giá gốc hàng mua vào tài khoản 611 “Mua hàng”. Việc xuất bán hoặc sử dụng sẽ được ghi nhận một lần vào cuối kỳ kế toán dựa trên cơ sở kiểm kê.
• Mở sổ để hạch toán giá gốc hàng tồn kho khi mua vào theo từng loại công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu và hàng hóa.

2. Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước

Cách hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước là một phần thiết yếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đặc biệt đối với các giao dịch liên quan đến việc nhập kho và mua hàng không qua kho. Để đảm bảo chính xác trong ghi nhận giá trị hàng hóa và các chi phí liên quan, kế toán cần tuân theo các quy định cụ thể như ghi nhận giá trị hàng hóa, thuế GTGT và các chi phí phát sinh, từ đó duy trì sự minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.

2.1 Hạch toán mua hàng nhập kho và mua hàng không qua kho

Dựa trên hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, hạch toán được thực hiện như sau:
Khi nhập kho hàng hóa:

• Nợ các tài khoản 152, 156 để ghi nhận giá trị hàng nhập kho.
• Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận tiền thuế GTGT.
• Có các tài khoản 111, 112, 131 để ghi nhận tổng giá trị thanh toán.

Khi mua hàng về sử dụng ngay hoặc chuyển bán không nhập kho:

• Mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay hay chuyển bán ngay:
  • Nợ các tài khoản 621, 632 để ghi nhận giá mua hàng chưa bao gồm thuế GTGT.
  • Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận tiền thuế GTGT.
  • Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận tổng tiền thanh toán.
• Mua công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng ngay:
  • Nợ tài khoản 242 để ghi nhận giá trị CCDC phần bổ nhiều lần.
  • Nợ các tài khoản 641, 642 để ghi nhận giá trị CCDC phân bổ 1 lần.
  • Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận tiền thuế GTGT.
  • Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận tổng giá thanh toán.

Ví dụ nghiệp vụ mua hang nhập kho

Thông tin chi tiết:

• Ngày mua hàng: 01/08/2024
• Nhà cung cấp: Công ty TNHH Thương mại ABC
• Hàng hóa: 100 đơn vị sản phẩm X
• Đơn giá: 2.000.000 VND/đơn vị
• Tổng giá trị hàng hóa: 200.000.000 VND
• Thuế GTGT: 10% (20.000.000 VND)
• Chi phí vận chuyển: 5.000.000 VND (đã bao gồm VAT 10%)

Hạch toán như sau:

• Nợ TK 1561: 200.000.000 VND
• Có TK 331: 200.000.000 VND
• Nợ TK 1331: 20.000.000 VND
• Có TK 331: 20.000.000 VND
• Nợ TK 1562: 4.545.455 VND
• Nợ TK 1331: 454.545 VND
• Có TK 1111: 5.000.000 VND
• Nợ TK 331: 220.000.000 VND
• Có TK 1111: 220.000.000 VND

2.2 Hạch toán mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

Khi mua hàng và có các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản khi đưa hàng từ nơi mua về kho của doanh nghiệp, cũng như các khoản hao hụt tự nhiên trong quá trình này, kế toán mua hàng sẽ phân bổ chi phí thu mua vào từng mặt hàng đã mua dựa trên Số lượng hoặc Giá trị của hàng hóa.

Đối với việc mua vật tư, hàng hóa và dịch vụ:

• Khi phát sinh chi phí mua hàng:
• Nợ các tài khoản 152, 153, 156, 641, 642 để ghi nhận chi phí mua hàng.
• Nếu có, nợ tài khoản 133 để ghi nhận tiền thuế GTGT đã khấu trừ.
• Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận tổng giá thanh toán.
• Việc hạch toán này giúp doanh nghiệp có sự quản lý chặt chẽ hơn về các chi phí liên quan đến mua hàng hóa, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong việc phân bổ chi phí vào các đơn vị sản phẩm hay dịch vụ tương ứng.

2.3 Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Khi mua hàng nhập kho mà chưa có hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán tiến hành nhập kho theo thủ tục thông thường nhưng không thực hiện hạch toán và khai báo thuế GTGT. Để chứng minh rõ ràng việc hàng về trước hóa đơn về sau, hợp đồng giữa hai bên phải thể hiện rõ thời điểm giao nhận hóa đơn, hàng hóa cùng với phiếu xuất kho từ bên bán và phiếu nhập kho hàng mua.
Khi nhận được hàng mà chưa có hóa đơn GTGT, căn cứ vào phiếu xuất kho từ bên bán hoặc biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho hàng hóa:

• Nợ các tài khoản 152, 156, 1561 để ghi nhận giá trị hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT.
• Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận số tiền phải thanh toán cho hàng hóa.
• Giá trị hàng nhập kho được xác định dựa trên giá bán đã thỏa thuận giữa người bán và người mua, và được ghi nhận trong phiếu xuất kho từ bên bán. Trong trường hợp phiếu xuất kho không thể hiện giá bán, kế toán sẽ sử dụng giá tạm tính (giá nhập kho lần mua hàng gần nhất). Khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp:
• Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận tiền thuế GTGT.
• Có các tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận số tiền thuế phải thanh toán.
• Nếu giá mua bằng giá tạm tính, kế toán chỉ ghi nhận tiền thuế bổ sung. Nếu giá mua lớn hơn giá tạm tính, kế toán phải điều chỉnh tăng giá trị hàng nhập kho. Nếu giá mua nhỏ hơn giá tạm tính, kế toán phải điều chỉnh giảm giá trị hàng nhập kho.
• Nếu giá mua lớn hơn giá tạm tính:
• Nợ các tài khoản 152, 156, 1561: Số lượng hàng x (giá mua – giá tạm tính).
• Có các tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng x (giá mua – giá tạm tính).
• Nếu giá mua nhỏ hơn giá tạm tính:
• Nợ các tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng x (giá tạm tính – giá mua).
• Có các tài khoản 111, 112, 331: Số lượng hàng x (giá tạm tính – giá mua).

2.4 Hạch toán mua hàng hoá đơn về trước hàng về sau

Trường hợp cuối kỳ kế toán, khi doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp nhưng hàng hóa vẫn chưa về, kế toán sẽ ghi nhận hàng mua đang trên đường đi.

Khi nhận được hóa đơn GTGT:

• Nợ tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường.
• Nợ tài khoản 1331: Tiền thuế GTGT.
• Có các tài khoản 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán.

Khi hàng hóa về và được nhập kho:

• Nợ các tài khoản 152, 156, 1561: Hàng nhập kho.
• Có tài khoản 151: Hàng mua đi đường.

Điều này giúp kế toán đảm bảo sự chính xác và rõ ràng trong việc ghi nhận các khoản hàng mua và các chi phí liên quan theo quy định của pháp luật kế toán.

2.5 Hạch toán trả lại hàng mua

Khi hàng hóa mua không đúng quy cách hoặc chất lượng theo hợp đồng kinh tế và phải trả lại cho người bán, kế toán thực hiện như sau:

• Nếu đã thanh toán và được người bán hoàn trả tiền:
  • Nợ các tài khoản 111, 112, để ghi nhận số tiền đã thanh toán.
  • Có các tài khoản 156, 152, 153 để ghi nhận hàng hóa được trả lại.
• Nếu chưa thanh toán:
  • Nợ tài khoản 331 để ghi nhận khoản phải trả cho người bán.
  • Có tài khoản 133 (1331 nếu có) để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.

Qua đó, các hạch toán này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận và xử lý các trường hợp hàng hóa không đúng quy cách hoặc phẩm chất theo hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp.

2.6 Hạch toán mua hàng trả chậm, trả góp

Kế toán định khoản như sau để ghi nhận các chi phí và khoản phải trả liên quan đến mua hàng:

Đối với khoản mua hàng và thanh toán ngay:

• Nợ các tài khoản 156, 152, 153,… để ghi nhận giá trị hàng hóa theo giá mua đã thanh toán ngay.
• Nếu có, nợ tài khoản 133 để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.
• Nếu có chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ đi giá mua đã thanh toán ngay trừ thuế GTGT), nợ tài khoản 242 để ghi nhận chi phí trả trước.
• Có tài khoản 331 để ghi nhận tổng giá trị phải trả cho người bán.

Định kỳ, để tính vào chi phí tài chính cho số tiền lãi mua hàng trả chậm hoặc trả góp:

• Nợ tài khoản 635 để ghi nhận chi phí tài chính.
• Có tài khoản 242 để ghi nhận chi phí trả trước.

2.7 Hạch toán mua hàng mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán

Trong trường hợp nhận được chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế (làm giảm giá trị mà bên mua phải thanh toán) sau khi mua hàng, kế toán cần dựa vào tình trạng biến động của hàng hóa để phân bổ số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được. Điều này được thực hiện dựa trên số lượng hàng còn tồn kho và số lượng đã xuất bán trong kỳ:

• Nợ các tài khoản 111, 112, 331,…
• Có các tài khoản 156, 152, 153 (nếu hàng còn tồn kho).
• Có tài khoản 632 (nếu hàng đã tiêu thụ trong kỳ) để ghi nhận giá vốn hàng bán.
• Có các tài khoản 641, 642, 627, 154 (nếu hàng đã được sử dụng hoặc hạch toán chi phí).
• Có tài khoản 133 (1331 nếu có) để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ.

Nguồn: aztax.vn