Các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Theo quy định tại khoản 3, khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Chứng từ điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế.

2. Trường hợp được cấp chứng từ thuế TNCN

 Theo Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC:

 Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1,  Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường   hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

• Như vậy, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là yêu cầu bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi thực hiện chi trả thu nhập nếu có yêu cầu từ cá nhân người bị khấu trừ thuế.
• Mặt khác, theo Điểm b, Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được cấp trong một số trường hợp sau:
• Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu được cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động từ (03) tháng trở lên: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chỉ cấp cho một cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

3. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

3.1 Bắt buộc chuyển qua chứng từ điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/07/2022, các đơn vị bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, ngừng sử dụng các loại chứng từ thuế TNCN tự in, chứng từ đặt in còn tồn trước đó.

3.2 Nội dung cần có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Với chứng từ điện tử chữ ký dùng để ký chứng từ điện tử là chữ ký số

3.3 Thời điểm lập chứng từ điện tử

Theo Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

- Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, có trách nhiệm lập chứng từ, biên lai để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc người phải nộp các khoản phí, lệ phí: Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

- Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm lập chứng từ, biên lai để giao cho người nộp các khoản phí, lệ phí: Tại thời điểm thực hiện thu thuế, phí, lệ phí.

Lưu ý: Thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ thuế TNCN có thể khác nhau và căn cứ theo thời điểm cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.